Gérer et attribuer des licences Google Workspace for Education

En tant qu'administrateur Google Workspace for Education, vous disposez de plusieurs options pour attribuer et gérer des licences. Que vous gériez l'accès des étudiants à temps plein, des enseignants ou des anciens élèves, vous pouvez effectuer des modifications dans la console d'administration Google Workspace (admin.google.com).

Tâches de gestion clés

Pour maintenir un environnement efficace et gérer les coûts, vous devez effectuer régulièrement les opérations suivantes :

  • Attribuer des licences : mettez à jour manuellement les comptes utilisateur ou configurez des attributions automatiques pour vous assurer que chaque utilisateur dispose du niveau d'accès approprié.

  • Surveiller l'utilisation : surveillez de près les limites qui vous sont allouées pour vous assurer de respecter le budget et le nombre de licences de votre établissement.

  • Sélectionner le bon type de licence : choisissez la licence appropriée en fonction du rôle et du niveau d'activité d'un utilisateur :

    • Education Fundamentals : suite de base pour les étudiants et les enseignants actifs.

    • Gmail uniquement : pour les utilisateurs qui n'ont besoin que d'un accès à la messagerie.

    • Utilisateur archivé : pour les utilisateurs qui n'ont plus besoin d'un accès actif, mais dont les données doivent être conservées.

Ressources pour réussir

Pour en savoir plus sur les outils spécifiques disponibles pour votre établissement, consultez le Guide sur l'attribution des licences Google Workspace for Education. Cette ressource fournit des workflows détaillés pour les déploiements à grande échelle et la gestion des utilisateurs individuels.

Bonnes pratiques de gestion des licences

Google Workspace for Education utilise un modèle de licence de base. Pour vous assurer que vos utilisateurs disposent de l'accès approprié et que votre établissement reste conforme, suivez ces principes de base :

  1. Education Fundamentals

    Chaque utilisateur actif de votre domaine doit disposer d'une licence Education Fundamentals. Il s'agit de la base de tous les autres services. En savoir plus sur le modèle d'attribution de licences Education Fundamentals.

    • Mises à niveau : si un utilisateur dispose d'une licence payante (Education Standard ou Plus), il doit conserver sa licence Education Fundamentals.

    • Exceptions : les licences Gmail uniquement ou Utilisateur archivé ne nécessitent pas Education Fundamentals.

  2. Règles d'achat et d'attribution pour Education Standard et Plus

    Couverture complète : vous devez acheter suffisamment de licences payantes (Education Standard ou Plus) pour couvrir tous les utilisateurs actifs de votre domaine qui disposent également d'une licence Education Fundamentals. Ce nombre doit également être indiqué dans votre lettre de vérification des licences la plus récente. Consultez les exigences d'achat minimales dans l'article du Centre d'aide Tarifs et licences Google Workspace for Education.

    Utilisateurs actifs uniquement : n'attribuez des licences payantes qu'aux comptes actifs. Si les utilisateurs Gmail uniquement et/ou archivés ont besoin d'accéder à certaines fonctionnalités payantes, par exemple les régions de données ou un bac à sable de sécurité, ils devront disposer d'une licence payante.

    Nettoyage : supprimez les utilisateurs inactifs des règles ou des groupes d'attribution automatique pour éviter de dépasser les limites de votre abonnement.

  3. Bonnes pratiques concernant la maintenance

    • Audit annuel : vérifiez vos attributions de licences et vos outils d'automatisation au moins une fois par an.

    • Groupes dynamiques : utilisez des règles automatisées qui reflètent l'évolution de votre population étudiante et enseignante (par exemple, les promotions ou les nouvelles recrues). Disponible exclusivement pour les abonnements Education Standard ou Plus.

    • Surveiller les limites : assurez-vous que le nombre de licences attribuées ne dépasse pas le total de votre abonnement.

    • Utiliser des outils de gestion des licences : consultez le Guide sur l'attribution des licences Google Workspace for Education et les informations sur les outils pour en savoir plus sur les différents outils de gestion des licences.

Utiliser la console d'administration Google Workspace

Attribution automatique des licences en fonction de l'utilisateur

Vous pouvez activer l'attribution automatique de licences au niveau de l'organisation ou de l'unité organisationnelle pour attribuer automatiquement des licences à vos utilisateurs. Ainsi, les utilisateurs de votre compte (y compris ceux ajoutés par la suite) qui ne possèdent pas de licence Google Workspace for Education en obtiendront une. Si vous disposez de plusieurs abonnements Google, vous ne pouvez activer l'attribution automatique de licences que pour un seul abonnement par organisation ou unité organisationnelle.

Remarque :

  • Si votre organisation racine comprend des unités organisationnelles, vous pouvez définir des options liées à l'attribution automatique de licences pour chacune d'elles.
  • Si vous choisissez d'attribuer automatiquement à tous les utilisateurs les licences donnant accès à un service, vous ne pouvez pas retirer la licence d'un utilisateur individuel.
  • L'activation d'une licence attribuée automatiquement peut prendre jusqu'à 24 heures.
  • L'attribution automatique de licences octroie des licences aux membres de l'organisation ou de l'UO sélectionnée, qu'il s'agisse d'utilisateurs actifs ou suspendus. Avant d'attribuer des licences à des UO, nous vous conseillons d'en retirer les utilisateurs suspendus afin qu'ils ne bénéficient pas de ces licences.

Attribuer automatiquement une licence à tous les membres de votre organisation

Vous pouvez attribuer une licence à tous les membres de votre organisation de façon automatique depuis la page "Paramètres de licence" de la console d'administration.

  1. Sur la page d'accueil de la console d'administration, cliquez sur Menu , puis, à gauche, cliquez sur Facturation puis Paramètres de licence.
  2. Cliquez sur l'abonnement dont vous souhaitez attribuer des licences.
  3. Cliquez sur Désactivé puis sélectionnez Activé.
  4. Si vous disposez de plusieurs abonnements au même service, choisissez celui à utiliser pour l'attribution automatique de licences.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Configurer l'attribution automatique des licences pour des unités organisationnelles

Si vous configurez des unités organisationnelles dans la console d'administration Google, toutes les organisations enfants héritent du paramètre d'attribution automatique défini pour l'organisation parente. Vous pouvez toutefois ignorer un paramètre parent et définir l'option d'attribution automatique des licences de manière indépendante.

Configurer une organisation pour qu'elle ignore le paramètre de son parent

  1. Depuis la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Facturation > Paramètres de licence.
  2. Cliquez sur l'unité organisationnelle pour laquelle vous souhaitez activer l'attribution automatique de licences.
  3. Sélectionnez Google Workspace for Education sur la droite, puis activez l'attribution automatique de licences.
  4. Si vous disposez de plusieurs abonnements au même service, choisissez celui à utiliser pour l'attribution automatique de licences.
  5. Cliquez sur "Remplacer".

Attribution manuelle des licences en fonction de l'utilisateur

Vous pouvez attribuer manuellement des licences à des utilisateurs individuels, à une liste d'utilisateurs préalablement importée ou à tous les membres d'une unité organisationnelle.

Si vous attribuez manuellement des licences à une organisation, seuls les utilisateurs de cette organisation obtiendront une licence. Les utilisateurs de sous-organisations ne reçoivent pas de licence automatiquement. Vous devez également leur attribuer manuellement une licence.

Attribuer et retirer manuellement des licences sur la page "Utilisateurs"

  1. Depuis la page d'accueil de la console d'administration, accédez à "Utilisateurs".
  2. Cochez la case à côté du nom de chaque utilisateur auquel vous souhaitez attribuer ou retirer une licence.
  3. En haut, cliquez sur Plus > Attribuer des licences ou Supprimer des licences.
  4. Cliquez sur Google Workspace for Education > Attribuer ou Supprimer. (Remarque : si vous disposez de plusieurs types de licences Google Workspace for Education, vous pouvez sélectionner celui qui est concerné en cliquant sur le menu déroulant.)

Attribuer et retirer manuellement des licences sur la page d'un utilisateur spécifique

  1. Depuis la page d'accueil de la console d'administration, accédez à "Utilisateurs".
  2. Cliquez sur le nom de l'utilisateur dont vous souhaitez gérer la licence.
  3. Faites défiler la page de l'utilisateur jusqu'à la section "Licence", puis cliquez dessus.
  4. Cliquez sur "Google Workspace for Education" pour afficher les boutons d'activation et de désactivation dans la colonne "État".
  5. À côté de "Google Workspace for Education", dans la colonne "État", cliquez sur le bouton permettant d'attribuer ou de supprimer une licence.
  6. Cliquez sur "Enregistrer". (Remarque : si vous disposez de plusieurs types de licences Google Workspace for Education, vous pouvez sélectionner celui qui est concerné en cliquant sur le menu déroulant.)

Attribuer et retirer manuellement des licences grâce à l'importation groupée

Étape 1 : Téléchargez les informations sur les utilisateurs

  1. Depuis la page d'accueil de la console d'administration, accédez à "Utilisateurs".
  2. En haut de la page, cliquez sur "Télécharger les comptes utilisateur".
  3. Sous "Sélectionnez des colonnes", cliquez sur "Toutes les colonnes d'informations utilisateur ainsi que les colonnes actuellement sélectionnées".
  4. Sélectionnez le format de votre choix, puis cliquez sur "Télécharger".

Étape 2 : Saisissez les informations de la licence

  1. Dans la feuille de calcul, trouvez la colonne intitulée "Nouvelles licences [IMPORTATION UNIQUEMENT]". Si vous souhaitez afficher la ou les licences actuellement attribuées à un utilisateur, servez-vous de la colonne "Licenses [READ ONLY]" (Licences [LECTURE SEULE]).
  2. Saisissez l'identifiant SKU de la licence que vous voulez attribuer :
    • a. Pour Google Workspace for Education Fundamentals (comptes créés avant le 13 novembre 2024) : Google-Apps-For-Education
    • b. Pour Google Workspace for Education Fundamentals (comptes créés à partir du 13 novembre 2024) : 1010070001
    • c. Pour Google Workspace for Education Plus – Legacy : 1010310002
    • d. Pour Google Workspace for Education Plus – Legacy (Student) : 1010310003
    • e. Pour Google Workspace for Education Plus : 1010310008
    • f. Pour Google Workspace for Education Plus (Staff) : 1010310009
    • g. Pour Google Workspace for Education Standard : 1010310005
    • h. Pour Google Workspace for Education Standard (Staff) : 1010310006
    • i. Pour le module complémentaire Google Workspace for Education Teaching and Learning : 1010370001
  3. Saisissez des identifiants SKU pour 200 utilisateurs maximum (voir remarque ci-dessus).
  4. Enregistrez le fichier au format CSV (.csv).

Étape 3 : Importez le fichier

  1. En haut de la page "Utilisateurs" de la console d'administration, cliquez sur "Mettre à jour les utilisateurs de manière groupée".
  2. Cliquez sur "Joindre le fichier CSV".
  3. Accédez à l'emplacement de votre ordinateur où se trouve le fichier CSV, puis joignez-le.
  4. Cliquez sur "Importer". En cas d'erreur, saisissez les informations manquantes dans votre feuille de calcul, puis importez à nouveau le fichier. Pour en savoir plus, consultez les erreurs fréquentes.

La liste de vos tâches s'ouvre automatiquement et affiche la progression de l'importation. Une fois le traitement du fichier terminé, vous recevrez un rapport par e-mail. En cas d'erreur de traitement, téléchargez le fichier journal depuis votre liste de tâches. Pour en savoir plus, consultez les erreurs fréquentes.

À l'aide de Google Cloud Directory Sync (GCDS)

Vous pouvez utiliser Google Cloud Directory Sync (GCDS) pour synchroniser automatiquement les utilisateurs, les groupes et les contacts. De cette façon, les données de votre compte Google correspondront à celles qui sont stockées sur votre serveur LDAP (sur un serveur Microsoft Active Directory, par exemple). Vous pouvez également vous servir de GCDS pour synchroniser les licences par utilisateur, UO ou groupe.

Attribuer des licences

  1. Suivez ces instructions pour comprendre le fonctionnement de GCDS et commencer à l'utiliser.
  2. Configurez la synchronisation avec le Gestionnaire de configuration.
  3. Sur la page "Licenses" du Gestionnaire de configuration, configurez la synchronisation des licences par GCDS pour les utilisateurs de votre compte Google.
  4. Attribuez l'attribut d'adresse e-mail : sous "Attribut d'adresse e-mail", indiquez l'attribut que GCDS utilise pour le mappage des adresses e-mail entre le compte utilisateur LDAP et l'utilisateur du compte Google.
  5. Pour attribuer des licences, cliquez sur "Ajouter une règle".

  6. Dans le champ "Requête LDAP", spécifiez les utilisateurs de votre annuaire LDAP auxquels vous souhaitez attribuer la licence à l'aide du langage de requêtes LDAP.

  7. Sélectionnez "Attribuer des licences aux utilisateurs du domaine Google".

  8. Cliquez sur la liste "Licence" et sélectionnez l'identifiant SKU de la licence.

  9. (Facultatif) Cochez la case "Supprimer cette licence des comptes utilisateur du domaine Google qui ne correspondent pas à cette règle" pour supprimer les licences des utilisateurs Google qui ne remplissent pas les critères de cette règle.

  10. Sélectionnez l'une des options suivantes :

    • OK : permet d'ajouter la règle et de revenir à l'écran des règles de licence LDAP
    • Appliquer : permet d'ajouter la règle et de commencer à définir une autre règle de licence LDAP
    • Annuler : permet d'annuler la règle
    • Tester la requête LDAP : permet de tester la validité de la requête de licence LDAP

Utiliser un outil de ligne de commande tiers (GAM, par exemple)

Il est possible de provisionner des comptes rapidement et à grande échelle à l'aide de solutions tierces. Par exemple, l'outil Google Apps Manager (GAM), sans frais, téléchargeable et Open Source, se sert de l'API Directory du SDK Admin pour créer et gérer les utilisateurs et les groupes Google Workspace.

Google Apps Manager interagit avec de nombreuses API Google, qui vous permettent aussi de gérer d'autres fonctionnalités et ressources du compte.

Si vous décidez d'utiliser GAM, procédez comme indiqué ci-après.

Attribuer des licences

  1. Sur le site Web dédié, téléchargez Google Apps Manager. .
  2. Configurez l'outil..
  3. Pendant la configuration, lorsque vous devez indiquer si vous souhaitez autoriser GAM à gérer les paramètres et les données utilisateur de Google Workspace, répondez "N" (Non) pour ignorer la délégation au niveau du domaine.
  4. La commande "gam info domain" vous permet de vérifier que GAM est associé au bon compte Google Workspace.

  5. Vous pouvez ajouter des licences. par nom d'utilisateur, unité organisationnelle ou groupe. Pour cela, suivez la syntaxe ci-dessous :

    gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*

    Voici un exemple de syntaxe permettant d'attribuer des licences Google Workspace for Education Plus – Legacy à tous les membres du groupe "Teachers" (Enseignants) :

    gam group teachers add license 1010310002

Synchroniser les licences

Vous pouvez également accorder et supprimer des licences à des utilisateurs s'ils figurent dans une liste d'utilisateurs spécifique.

  • Cette liste peut prendre la forme d'un Groupe Google, d'une unité organisationnelle ou d'un fichier texte local.
  • Si des utilisateurs qui ne figurent pas dans la liste disposent de la licence en question, elle sera supprimée de leur compte.
  • Si des utilisateurs qui figurent dans la liste ne disposent pas de la licence en question, elle sera ajoutée à leur compte.
  • Vous pouvez utiliser "group_ns" pour retirer les licences des utilisateurs suspendus.

Pour synchroniser les licences, utilisez la syntaxe ci-dessous :

gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou *ouname*<ouname>|all users sync license *sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>

Exemple

L'exemple suivant consiste à créer deux Groupes Google intitulés "e4e" et "e4es", à ajouter les utilisateurs disposant actuellement d'une licence à ces groupes et à synchroniser la licence avec le groupe. Puisque nous utilisons "group_ns" ("group no suspended", groupe des membres non suspendus) lors de la dernière étape, les licences des utilisateurs suspendus seront retirées. En réexécutant les deux dernières commandes de façon récurrente, vous vous assurez que seuls les membres non suspendus du groupe bénéficient d'une licence.

gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003

Supprimer des licences

Pour supprimer des licences, utilisez la syntaxe ci-dessous :

gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license <sku></sku></ouname></groupname></username>

Voici un exemple de syntaxe permettant de supprimer des licences de l'UO "Staff" :

gam ou staff delete license 1010310002

Utiliser l'outil License Management Tool basé sur Google Sheets

L'outil License Management Tool basé sur Google Sheets permet aux administrateurs de gérer et d'automatiser l'attribution de licences de manière groupée. Cet outil est proposé sans frais par AppsEdu, un partenaire Google for Education, aux établissements d'enseignement du monde entier qui utilisent Google Workspace for Education.

Vous pouvez télécharger l'outil et consulter le document d'instructions et de bonnes pratiques. Veuillez également noter les points suivants :

  • L'outil License Management Tool est conçu principalement pour les petits et moyens établissements (moins de 20 000 utilisateurs actifs). Pour les grands établissements, nous vous recommandons d'utiliser Google Apps Manager, GCDS ou l'API License Manager.
  • Si vous avez besoin d'aide pour utiliser l'outil License Management Tool, veuillez envoyer un e-mail à help@gwfelicensetool.com.

Utiliser l'API Enterprise License Manager

Vous pouvez utiliser l'API Enterprise License Manager pour attribuer et supprimer des licences.

Commencez ici ou suivez les instructions ci-dessous :