Administra y asigna licencias de Google Workspace for Education

Como administrador de Google Workspace for Education, tienes varias opciones para asignar y administrar licencias. Ya sea que brindes asistencia a estudiantes de tiempo completo, profesores o administres el acceso de exalumnos, puedes realizar actualizaciones en la Consola del administrador de Google Workspace (admin.google.com).

Tareas de administración de claves

Para mantener un entorno eficiente y administrar los costos, debes realizar las siguientes acciones con regularidad:

  • Asignar licencias: Actualiza las cuentas de usuario de forma manual o configura asignaciones automáticas para garantizar que cada usuario tenga el nivel de acceso correcto.

  • Supervisar el uso: Supervisa de cerca los límites asignados para asegurarte de mantenerte dentro del presupuesto y la cantidad de usuarios de tu institución.

  • Selecciona el tipo de licencia adecuado: Elige la licencia adecuada según el rol y el nivel de actividad del usuario:

    • Education Fundamentals: Es el paquete principal para estudiantes y profesores activos.

    • Solo Gmail: Para los usuarios que solo necesitan acceso al correo electrónico.

    • Usuario archivado: Para los usuarios que ya no necesitan acceso activo, pero cuyos datos deben conservarse.

Recursos para el éxito

Para obtener información detallada sobre las herramientas específicas disponibles para tu institución, consulta la Guía de licencias de Google Workspace for Education. Este recurso proporciona flujos de trabajo detallados para implementaciones a gran escala y administración de usuarios individuales.

Prácticas recomendadas para la administración de licencias

Google Workspace for Education utiliza un modelo de licencias básicas. Para asegurarte de que los usuarios tengan el acceso correcto y de que tu institución siga cumpliendo con los requisitos, sigue estos principios básicos:

  1. Education Fundamentals

    Todos los usuarios activos de tu dominio requieren una licencia de Education Fundamentals. Es la base de todos los demás servicios. Obtén más información sobre el modelo de licencias de Education Fundamentals.

    • Actualizaciones: Si un usuario tiene una licencia pagada (Education Standard o Plus), debe conservar su licencia de Education Fundamentals.

    • Excepciones: Las licencias de Solo Gmail o Usuario archivado no requieren Education Fundamentals.

  2. Reglas de compra y asignación de Education Standard y Plus

    Cobertura total: Debes comprar suficientes licencias pagadas (Education Standard o Plus) para cubrir a todos los usuarios activos de tu dominio que también tengan una licencia de Education Fundamentals. Este número también debe aparecer en la Carta de Verificación de Licencia que completaste más recientemente. Revisa los requisitos mínimos de compra en el artículo del Centro de ayuda sobre precios y licencias de Google Workspace for Education.

    Solo usuarios activos: Asigna licencias pagadas solo a las cuentas activas. Si los usuarios solo de Gmail o los usuarios archivados requieren acceso a ciertas funciones pagadas, por ejemplo, regiones de datos o una zona de pruebas de seguridad, deberán tener asignada una licencia pagada.

    Limpieza: Quita a los usuarios inactivos de los grupos o las reglas de asignación automáticas para no exceder los límites de tu suscripción.

  3. Prácticas recomendadas para el mantenimiento

    • Auditoría anual: Revisa tus asignaciones de licencias y herramientas de automatización al menos una vez al año.

    • Grupos dinámicos: Usa reglas automáticas que reflejen los cambios en la población estudiantil y docente (p.ej., clases de graduación o nuevas contrataciones). Disponible exclusivamente para las suscripciones a Education Standard o Plus.

    • Límites de supervisión: Asegúrate de que la cantidad de licencias asignadas no supere el total de la suscripción que compraste.

    • Aprovecha las herramientas de administración de licencias: Consulta la Guía de licencias de Google Workspace for Education y la información sobre las herramientas para obtener más información sobre las distintas herramientas de administración de licencias.

Asignación mediante la Consola del administrador de Google Workspace

Asignación automática de licencias basadas en usuarios

Puedes activar la asignación automática de licencias a nivel de la organización o de la unidad organizativa para asignar licencias automáticamente a tus usuarios. Si lo haces, los usuarios de tu cuenta que no tengan una licencia (y los usuarios nuevos que agregues después) obtendrán una para Google Workspace for Education. Si tienes varias suscripciones de Google, solo puedes activar las licencias automáticas para una suscripción por organización o UO.

Nota:

  • Si tienes unidades organizativas en tu organización de nivel superior, puedes establecer opciones de licencias automáticas para unidades organizativas específicas.
  • Si decides asignar licencias automáticamente para un servicio a todos los usuarios, no puedes quitarle la licencia a un usuario individual.
  • Una licencia asignada automáticamente puede tardar hasta 24 horas en aplicarse.
  • La asignación automática de licencias otorgará licencias tanto a los usuarios activos como a los suspendidos de la organización o UO que habilites. Antes de asignar licencias, te recomendamos que quites a los usuarios suspendidos de las UO a las que planeas entregar licencias para evitar entregárselas también a esos usuarios.

Asignar automáticamente una licencia a todos los usuarios de tu organización

Puedes asignar una licencia automáticamente a todos los usuarios de tu organización desde la página Configuración de licencias de la Consola del administrador.

  1. En la página principal de la Consola del administrador, haz clic en Menú y, a la izquierda, en Facturación y luego Configuración de licencias.
  2. Haz clic en la suscripción para la que deseas asignar licencias.
  3. Haz clic en Desactivar y luego selecciona Activar.
  4. Si tienes múltiples suscripciones al mismo servicio, elige la suscripción que usarás para la asignación automática de licencias.
  5. Haz clic en Guardar.

Cómo configurar las licencias automáticas para las unidades organizativas

Si configuras unidades organizativas en la Consola del administrador de Google, todas las organizaciones secundarias heredarán el parámetro de configuración de licencias automáticas de la organización principal. Sin embargo, puedes anular el parámetro de configuración de una organización superior y establecer la opción de licencias automáticas de forma independiente.

Cómo configurar una organización para que se anule el parámetro de configuración de su organización superior

  1. En la página principal de la Consola del administrador, ve a Facturación -> Configuración de licencias.
  2. Haz clic en la unidad organizativa para la que deseas habilitar la concesión automática de licencias.
  3. Selecciona Google Workspace for Education en el lado derecho y cambia la licencia automática de DESACTIVADA a ACTIVADA.
  4. Si tienes múltiples suscripciones al mismo servicio, elige la suscripción que usarás para la asignación automática de licencias.
  5. Haz clic en Anular.

Asignación manual de licencias basadas en usuarios

Puedes asignar licencias de forma manual a usuarios individuales, a una lista de usuarios que se subió o a una unidad organizativa completa.

Si asignas licencias a una organización de forma manual, solo los usuarios de esa organización obtendrán una licencia. Los usuarios de organizaciones secundarias no recibirán automáticamente licencias: también debes asignárselas de forma manual.

Cómo asignar y quitar licencias de forma manual en la página Usuarios

  1. En la página principal de la Consola del administrador, ve a Usuarios.
  2. Marca la casilla junto al nombre del usuario al que desees asignarle o quitarle una licencia.
  3. En la parte superior, haz clic en Más > Asignar licencias o Quitar licencias.
  4. Haz clic en Google Workspace for Education > Asignar o quitar. Nota: Si tienes varios tipos de licencias de Google Workspace for Education, puedes seleccionar el tipo específico haciendo clic en el menú desplegable.

Cómo asignar y quitar licencias de forma manual en la página de un usuario específico

  1. En la página principal de la Consola del administrador, ve a Usuarios.
  2. Haz clic en el nombre del usuario que deseas administrar.
  3. Desplázate hacia abajo y haz clic en la sección Licencia del usuario.
  4. Haz clic en Google Workspace for Education para mostrar los interruptores de activación y desactivación en la columna Estado.
  5. Junto a Google Workspace for Education, en la columna Estado, haz clic en el interruptor para asignar o quitar una licencia.
  6. Haz clic en Guardar. (Nota: Si tienes varios tipos de licencias de Google Workspace for Education, puedes seleccionar el tipo específico haciendo clic en el menú desplegable).

Cómo asignar y quitar licencias de forma manual con la carga masiva

Paso 1: Descarga la información del usuario

  1. En la página principal de la Consola del administrador, ve a Usuarios.
  2. En la parte superior de la página, haz clic en Descargar usuarios.
  3. En Seleccionar columnas, elige Todas las columnas de información de los usuarios y las columnas seleccionadas actualmente.
  4. Selecciona el formato que prefieras y haz clic en Descargar.

Paso 2: Ingresa la información de la licencia

  1. En la hoja de cálculo, busca la columna etiquetada como New Licenses [UPLOAD ONLY]. (Si deseas ver las licencias asignadas actualmente a un usuario, usa la columna Licenses [READ ONLY]).
  2. Ingresa el ID del SKU de la licencia que deseas asignar:
    • a. Para Google Workspace for Education Fundamentals (cuentas creadas antes del 13 de noviembre de 2024): Google-Apps-For-Education
    • b. Para Google Workspace for Education Fundamentals (cuentas creadas a partir del 13 de noviembre de 2024): 1010070001
    • c. Para Google Workspace for Education Plus heredado: 1010310002
    • d. Para Google Workspace for Education heredado (Student): 1010310003
    • e. Para Google Workspace for Education Plus: 1010310008
    • f. Para Google Workspace for Education Plus (Staff): 1010310009
    • g. Para Google Workspace for Education Standard: 1010310005
    • h. Para Google Workspace for Education Standard (Staff): 1010310006
    • I. Para el complemento de Teaching and Learning de Google Workspace for Education: 1010370001
  3. Ingresa los ID de SKU para un máximo de 200 usuarios (consulta la nota anterior).
  4. Guarda el archivo en formato CSV (.csv).

Paso 3: Sube el archivo

  1. En la parte superior de la página Usuarios de la Consola del administrador, haz clic en Actualizar usuarios en forma masiva.
  2. Haz clic en Adjuntar archivo CSV.
  3. Navega a la ubicación en tu computadora y adjunta el archivo CSV.
  4. Haz clic en Subir. Si se produce un error, ingresa la información faltante en tu hoja de cálculo y vuelve a subir el archivo. Para obtener más información, consulta los errores comunes.

Tu lista de tareas se abrirá automáticamente y mostrará el progreso de la carga. Cuando se complete el procesamiento, recibirás un informe por correo electrónico. Si se produce un error de procesamiento, descarga el archivo de registro de la lista de tareas. Para obtener más información, consulta los errores comunes.

Asignación mediante Google Cloud Directory Sync (GCDS)

Puedes usar Google Cloud Directory Sync (GCDS) para sincronizar automáticamente usuarios, grupos y contactos, de modo que los datos de tu Cuenta de Google coincidan con los de tu servidor LDAP, como Microsoft Active Directory. También puedes usar GCDS para sincronizar licencias por usuario, UO o grupo.

Cómo asignar licencias

  1. Sigue estas instrucciones para comprender cómo funciona GCDS y comenzar a usarlo.
  2. Configura la sincronización con el Administrador de configuración
  3. En la página Licenses del Administrador de configuración, configura la sincronización de licencias de GCDS para los usuarios de tu Cuenta de Google.
  4. Asigna el atributo de dirección de correo electrónico: En Email address attribute, especifica qué atributo usa GCDS como asignación de dirección de correo electrónico entre la cuenta de usuario de LDAP y el usuario de la Cuenta de Google.
  5. Para asignar licencias, haz clic en Agregar regla.

  6. En el campo LDAP Query, con la notación de consultas de LDAP, especifica los usuarios de tu directorio LDAP a los que se debe asignar la licencia.

  7. Selecciona Assign licenses to Google domain users.

  8. Haz clic en la lista de licencias y selecciona el SKU de licencia.

  9. (Opcional) Marca la casilla Remove this license from Google domain users that don't match this rule para quitar las licencias de los usuarios de Google que no cumplen con la regla.

  10. Selecciona una de estas opciones:

    • Aceptar: Agrega la regla y regresa a la pantalla de reglas de licencias de LDAP.
    • Aplicar: Agrega la regla y, luego, inicia otra regla de licencias de LDAP.
    • Cancelar: Cancela la regla.
    • Test LDAP query: Prueba la validez de la consulta de licencias de LDAP.

Asignación mediante una herramienta de línea de comandos de terceros (p. ej., GAM)

Para el aprovisionamiento de cuentas rápido y a gran escala, puedes usar soluciones de terceros. Por ejemplo, Google Apps Manager (GAM), que es gratuito, descargable y de código abierto, usa la API de Directory del SDK de Admin para crear y administrar los usuarios y grupos de Google Workspace.

GAM interactúa con muchas APIs de Google, que también puedes usar para administrar otros recursos y funciones de cuentas.

Si decides usar GAM, sigue estos pasos recomendados:

Cómo asignar licencias

  1. Desde el sitio web de GAM, descarga GAM. .
  2. Configura la herramienta.
  3. Durante la configuración, cuando se te pregunte si tienes todo listo para autorizar que GAM administre la configuración y los datos de usuarios de Google Workspace (“ready to authorize GAM to manage Google Workspace user data and settings”), responde N (no) para omitir la delegación de todo el dominio.
  4. Este comando te ayuda a confirmar que GAM está asociado a la cuenta correcta de Google Workspace: gam info domain

  5. Puedes agregar licencias por nombre de usuario, unidad organizativa o grupo. Esta es la sintaxis para agregar licencias:

    gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*

    Por ejemplo, esta es la sintaxis para otorgar licencias de Google Workspace for Education Plus heredado a todos los miembros del grupo "Teachers":

    gam group teachers add license 1010310002

Sincronización de licencias

También puedes agregar o quitar licencias a los usuarios según su inclusión en una lista especificada de usuarios.

  • La lista de inclusión puede ser un grupo de Google, una unidad organizativa o un archivo de texto local.
  • A los usuarios que no están incluidos en la lista y que tienen aplicada la licencia, se les quitará de su cuenta el tipo de licencia especificado.
  • A los usuarios incluidos en la lista y que no tienen la licencia, se les agregará la licencia a su cuenta.
  • Puedes usar “group_ns” para quitarles las licencias a los usuarios suspendidos.

Esta es la sintaxis para sincronizar licencias:

gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou *ouname*<ouname>|all users sync license *sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>

Ejemplo

En el siguiente ejemplo, se crearán dos grupos de Google llamados e4e y e4es, se agregarán los usuarios con licencia actuales a los grupos y, por último, se sincronizará la licencia con el grupo. Debido a que usamos group_ns (grupo no suspendido) en el paso anterior, a los usuarios suspendidos se les quitará la licencia. Si se vuelven a ejecutar los dos últimos comandos con frecuencia, las licencias se mantendrán alineadas con los miembros no suspendidos del grupo.

gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003

Cómo borrar licencias

Esta es la sintaxis para borrar licencias:

gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license <sku></sku></ouname></groupname></username>

Por ejemplo, esta es la sintaxis para quitar licencias de la UO “Staff”:

gam ou staff delete license 1010310002

Cómo usar la herramienta de administración de licencias basada en Hojas de cálculo de Google

La Herramienta de administración de licencias basada en Hojas de cálculo de Google permite a los administradores administrar y automatizar las asignaciones de licencias de forma masiva. La herramienta la ofrece AppsEdu, socio de Google for Education, sin cargo para las instituciones educativas globales que usan Google Workspace for Education.

Descarga la herramienta aquí y revisa el documento de instrucciones y prácticas recomendadas. Además, ten en cuenta lo siguiente:

  • La herramienta de administración de licencias está diseñada principalmente para instituciones pequeñas y medianas (menos de 20,000 usuarios activos). Para las instituciones más grandes, recomendamos usar GAM, GCDS o la API de License Manager.
  • Si necesitas ayuda para usar la herramienta de administración de licencias, envía un correo electrónico a help@gwfelicensetool.com.

Asignación mediante la API de Enterprise License Manager

Puedes usar la API de Enterprise License Manager para asignar y quitar licencias.

Comienza aquí o sigue las instrucciones de estos artículos:

  • Requisitos previos: Obtén una cuenta, obtén información sobre el producto y crea un proyecto en la Consola de APIs de Google.
  • Instala una biblioteca cliente: Descarga una biblioteca cliente para tu lenguaje de programación y, luego, importa las clases que necesitas.
  • Configura la autorización de tu aplicación: Configura la autorización de tu cliente.
  • Para comprender cómo administrar licencias, comienza con los conceptos de la API.
  • Para comprender cómo reunir toda esta información y administrar las solicitudes del cliente y las respuestas del servicio de la API, consulta las guías prácticas.