Google Workspace for Education-Lizenzen verwalten und zuweisen

Als Google Workspace for Education-Administrator haben Sie mehrere Möglichkeiten, Lizenzen zuzuweisen und zu verwalten. Ob Sie Vollzeitstudierende, Lehrkräfte oder den Zugriff von Alumni verwalten – Updates können in der Google Workspace-Admin-Konsole (admin.google.com) vorgenommen werden.

Wichtige Verwaltungsaufgaben

Um eine effiziente Umgebung aufrechtzuerhalten und Kosten zu verwalten, sollten Sie regelmäßig Folgendes tun:

  • Lizenzen zuweisen : Aktualisieren Sie Nutzerkonten manuell oder richten Sie automatische Zuweisungen ein, damit jeder Nutzer die richtige Zugriffsebene hat.

  • Nutzung überwachen: Behalten Sie die zugewiesenen Limits im Blick, damit Sie das Budget und die Anzahl der Arbeitsplätze Ihrer Bildungseinrichtung nicht überschreiten.

  • Richtigen Lizenztyp auswählen: Wählen Sie die passende Lizenz basierend auf der Rolle und dem Aktivitätsgrad des Nutzers aus:

    • Education Fundamentals: Die Kernsuite für aktive Schüler, Studenten und Lehrkräfte.

    • Nur Gmail : Für Nutzer, die nur Zugriff auf E‑Mails benötigen.

    • Archivierter Nutzer : Für Nutzer, die keinen aktiven Zugriff mehr benötigen, deren Daten aber aufbewahrt werden müssen.

Ressourcen für den Erfolg

Eine detaillierte Beschreibung der spezifischen Tools, die für Ihre Bildungseinrichtung verfügbar sind, finden Sie im Lizenzierungsleitfaden für Google Workspace for Education. Diese Ressource enthält detaillierte Workflows für umfangreiche Bereitstellungen und die Verwaltung einzelner Nutzer.

Best Practices für die Lizenzverwaltung

Google Workspace for Education verwendet ein Basislizenzmodell. Damit Ihre Nutzer den richtigen Zugriff haben und Ihre Bildungseinrichtung die Compliance-Anforderungen erfüllt, sollten Sie die folgenden Grundsätze beachten:

  1. Education Fundamentals

    Jeder aktive Nutzer in Ihrer Domain benötigt eine Education Fundamentals-Lizenz. Diese Lizenz ist die Grundlage für alle anderen Dienste. Weitere Informationen zum Lizenzierungsmodell für Education Fundamentals.

    • Upgrades: Wenn ein Nutzer eine kostenpflichtige Lizenz (Education Standard oder Plus) hat, muss er seine Education Fundamentals-Lizenz trotzdem behalten.

    • Ausnahmen: Für Nur Gmail- oder Archivierter Nutzer-Lizenzen ist keine Education Fundamentals-Lizenz erforderlich.

  2. Regeln für den Kauf und die Zuweisung von Education Standard und Plus

    Vollständige Abdeckung: Sie müssen genügend kostenpflichtige Lizenzen (Education Standard oder Plus) erwerben, um alle aktiven Nutzer in Ihrer Domain abzudecken, die auch eine Education Fundamentals-Lizenz haben. Diese Anzahl sollte auch in Ihrem zuletzt abgeschlossenen Lizenzbestätigungsschreiben angegeben sein. Die Mindestanforderungen für den Kauf finden Sie im Hilfeartikel Preise und Lizenzen für Google Workspace for Education.

    Nur aktive Nutzer : Weisen Sie kostenpflichtige Lizenzen nur aktiven Konten zu. Wenn Nutzer mit einer Lizenz vom Typ „Nur Gmail“ und/oder archivierte Nutzer Zugriff auf bestimmte kostenpflichtige Funktionen benötigen, z. B. Speicherorte für Daten oder eine Sicherheitssandbox, muss ihnen eine kostenpflichtige Lizenz zugewiesen werden.

    Bereinigung: Entfernen Sie inaktive Nutzer aus automatischen Zuweisungsregeln oder Gruppen, um die Limits Ihres Abos nicht zu überschreiten.

  3. Best Practices für die Wartung

    • Jährliches Audit: Überprüfen Sie mindestens einmal pro Jahr Ihre Lizenzzuweisungen und Automatisierungstools.

    • Dynamische Gruppen: Verwenden Sie automatisierte Regeln, die die sich ändernde Anzahl von Schülern, Studenten und Lehrkräften widerspiegeln (z.B. Abschlussklassen oder neue Mitarbeiter). Nur für Education Standard- oder Education Plus-Abos verfügbar.

    • Limits im Blick behalten : Die Anzahl der zugewiesenen Lizenzen darf die Gesamtzahl der erworbenen Abos nicht überschreiten.

    • Tools zur Lizenzverwaltung nutzen: Im Lizenzierungsleitfaden für Google Workspace for Education und in der Tooling-Dokumentation finden Sie weitere Informationen zu den verschiedenen Tools zur Lizenzverwaltung.

Google Workspace-Admin-Konsole verwenden

Nutzerbasierte automatische Lizenzzuweisung

Sie können die automatische Lizenzzuweisung auf Organisations- oder OE-Ebene aktivieren, um Ihren Nutzern automatisch Lizenzen zuzuweisen. Dadurch erhalten Nutzer in Ihrem Konto, die keine Lizenz haben, sowie später neu hinzugefügte Nutzer direkt eine Google Workspace for Education-Lizenz. Wenn Sie mehrere Google-Abos haben, lässt sich die automatische Lizenzierung nur für ein Abo pro Organisation oder OE aktivieren.

Hinweis:

  • Wenn Sie Organisationseinheiten unterhalb der obersten Organisationsebene haben, können Sie Optionen zur automatischen Lizenzierung für Organisationseinheiten festlegen.
  • Wenn Sie allen Nutzern automatisch Lizenzen für einen Dienst zuweisen, besteht keine Möglichkeit, die Lizenz eines einzelnen Nutzers zu entfernen.
  • Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis eine automatisch zugewiesene Lizenz aktiv ist.
  • Über die automatische Lizenzzuweisung werden sowohl aktiven als auch gesperrten Nutzern in der Organisation / OE, die Sie aktivieren, Lizenzen zugewiesen. Bevor Sie Lizenzen zuweisen, sollten Sie gesperrte Nutzer aus der OE entfernen, die Sie lizenzieren möchten. So verhindern Sie, dass diese Nutzer Lizenzen erhalten.

Automatische Lizenzzuweisung für alle Nutzer in Ihrer Organisation aktivieren

Auf der Seite „Lizenzeinstellungen“ in der Admin-Konsole können Sie jedem Nutzer in Ihrer Organisation automatisch eine Lizenz zuweisen.

  1. Klicken Sie auf der Startseite der Admin-Konsole auf das Dreistrich-Menü und dann links auf Abrechnung und dann Lizenzeinstellungen.
  2. Klicken Sie auf das Abo, für das Sie Lizenzen zuweisen möchten.
  3. Klicken Sie auf Aus und dann wählen Sie Ein aus.
  4. Wenn Sie mehrere Abos für denselben Dienst haben, wählen Sie aus, welches Abo für die automatische Lizenzzuweisung verwendet werden soll.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Automatische Lizenzierung für Organisationseinheiten einrichten

Wenn Sie in der Admin-Konsole Organisationseinheiten einrichten, übernehmen alle untergeordneten Organisationen die Einstellung für die automatische Lizenzierung ihres übergeordneten Elements. Sie können die Einstellung der übergeordneten Organisationseinheit aber überschreiben und eine andere Option für die automatische Lizenzierung festlegen.

Festlegen, dass in einer Organisation die Einstellung einer übergeordneten Organisation überschrieben wird

  1. Klicken Sie auf der Startseite der Admin-Konsole auf „Abrechnung“ > „Lizenzeinstellungen“.
  2. Klicken Sie auf die Organisationseinheit, für die Sie die automatische Lizenzierung aktivieren möchten.
  3. Wählen Sie rechts „Google Workspace for Education“ aus und ändern Sie die Einstellung „Automatische Lizenzierung“ von „AUS“ zu „AN“.
  4. Wenn Sie mehrere Abos für denselben Dienst haben, wählen Sie aus, welches Abo für die automatische Lizenzzuweisung verwendet werden soll.
  5. Klicken Sie auf „Überschreiben“.

Nutzerbasierte manuelle Lizenzzuweisung

Lizenzen lassen sich einzelnen Nutzern, Nutzern in einer hochgeladenen Liste oder auch allen Mitgliedern einer Organisationseinheit manuell zuweisen.

Wenn Sie einer Organisation Lizenzen manuell zuweisen, betrifft diese Zuweisung nur die Nutzer in dieser Organisation. Nutzer in untergeordneten Organisationen erhalten nicht automatisch eine Lizenz. Sie müssen sie ihnen ebenfalls manuell zuweisen.

Lizenzen auf der Seite „Nutzer“ manuell zuweisen und entfernen

  1. Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu „Nutzer“.
  2. Klicken Sie jeweils auf das Kästchen neben dem Namen des Nutzers, für den Sie eine Lizenz zuweisen oder entfernen möchten.
  3. Klicken Sie oben auf „Weitere Optionen“ > „Lizenzen zuweisen“ oder „Lizenzen entfernen“.
  4. Klicken Sie auf „Google Workspace for Education“ > „Zuweisen“ oder „Entfernen“. (Hinweis: Wenn Sie mehrere Google Workspace for Education-Lizenzarten haben, können Sie auf das Drop-down-Menü klicken, um den gewünschten Typ auszuwählen.)

Lizenzen auf der Seite eines einzelnen Nutzers manuell zuweisen und entfernen

  1. Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu „Nutzer“.
  2. Klicken Sie auf den Namen des Nutzers, den Sie verwalten möchten.
  3. Scrollen Sie nach unten und klicken Sie auf den Abschnitt „Lizenzen“ für den Nutzer.
  4. Klicken Sie auf „Google Workspace for Education“, damit der Ein-/Aus-Schalter in der Spalte „Status“ angezeigt wird.
  5. Klicken Sie neben „Google Workspace for Education“ in der Spalte „Status“ auf den Schalter, um eine Lizenz zuzuweisen oder zu entfernen.
  6. Klicken Sie auf „Speichern“. (Hinweis: Wenn Sie mehrere Google Workspace for Education-Lizenzarten haben, können Sie auf das Drop-down-Menü klicken, um den gewünschten Typ auszuwählen.)

Lizenzen über den Bulk-Upload manuell zuweisen oder entfernen

Schritt 1: Nutzerinformationen herunterladen

  1. Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu „Nutzer“.
  2. Klicken Sie oben auf der Seite auf „Nutzer herunterladen“.
  3. Wählen Sie unter „Spalten auswählen“ die Option „Alle Spalten mit Nutzerinformationen und aktuell ausgewählte Spalten“ aus.
  4. Wählen Sie das gewünschte Format aus und klicken Sie dann auf „Herunterladen“.

Schritt 2: Lizenzinformationen eingeben

  1. Suchen Sie in der Tabelle nach der Spalte „New Licenses [UPLOAD ONLY]“ (Neue Lizenzen [NUR UPLOAD]). Wenn Sie die aktuell zugewiesene(n) Lizenz(en) für einen Nutzer sehen möchten, verwenden Sie die Spalte „Licenses [READ ONLY]“ (Lizenzen [SCHREIBGESCHÜTZT]).
  2. Geben Sie die SKU ID für die Lizenz ein, die Sie zuweisen möchten:
    • a. Für Google Workspace for Education Fundamentals (Konten, die vor dem 13. November 2024 erstellt wurden): Google-Apps-For-Education
    • b. Für Google Workspace for Education Fundamentals (Konten, die am oder nach dem 13. November 2024 erstellt wurden): 1010070001
    • c. Für Google Workspace for Education Plus (alte Version): 1010310002
    • d. Für Google Workspace for Education (alte Version für Schüler und Studenten): 1010310003
    • e. Für Google Workspace for Education Plus: 1010310008
    • f. Für Google Workspace for Education Plus (Mitarbeiter): 1010310009
    • g. Für Google Workspace for Education Standard: 1010310005
    • h. Für Google Workspace for Education Standard (Mitarbeiter): 1010310006
    • i. Für Google Workspace for Education Teaching and Learning Upgrade: 1010370001
  3. Sie können die SKU-IDs für bis zu 200 Nutzer eingeben (siehe Hinweis oben).
  4. Speichern Sie die Datei im CSV-Format (.csv).

Schritt 3: Datei hochladen

  1. Klicken Sie in der Admin-Konsole oben auf der Seite „Nutzer“ auf „Bulk-Update für Nutzerliste“.
  2. Klicken Sie auf „CSV-Datei anhängen“.
  3. Gehen Sie zum Speicherort der CSV-Datei auf Ihrem Computer und wählen Sie sie aus.
  4. Klicken Sie auf „Hochladen“. Wenn ein Fehler auftritt, ergänzen Sie die fehlenden Informationen und laden Sie die Datei noch einmal hoch. Weitere Informationen finden Sie unter Häufige Fehler beheben.

Ihre Aufgabenliste öffnet sich automatisch und der Fortschritt des Uploads wird angezeigt. Sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist, erhalten Sie einen Bericht per E‑Mail. Wenn ein Verarbeitungsfehler auftritt, laden Sie die Protokolldatei in Ihrer Aufgabenliste herunter. Weitere Informationen finden Sie unter Häufige Fehler beheben.

Google Cloud Directory Sync (GCDS) verwenden

Sie können Google Cloud Directory Sync (GCDS) verwenden, um Nutzer, Gruppen und Kontakte automatisch zu synchronisieren, sodass die Daten in Ihrem Google-Konto mit denen auf Ihrem LDAP-Server übereinstimmen, z. B. Microsoft Active Directory. Sie können GCDS auch verwenden, um Lizenzen nach Nutzer, OE oder Gruppe zu synchronisieren.

Lizenzen zuweisen

  1. Folgen Sie dieser Anleitung, um zu verstehen, wie GCDS funktioniert und wie die ersten Schritte aussehen.
  2. Richten Sie die Synchronisierung ein mit dem Konfigurationsmanager
  3. Auf der Seite „Licenses“ (Lizenzen) des Konfigurationsmanagers richten Sie die GCDS-Lizenzsynchronisierung für Nutzer in Ihrem Google-Konto ein.
  4. Geben Sie unter „Email address attribute“ (Attribut „E‑Mail-Adresse“) an, welches Attribut in GCDS für die E‑Mail-Adresszuweisung zwischen dem LDAP-Nutzerkonto und dem Google-Konto des Nutzers verwendet werden soll.
  5. Um Lizenzen zuzuweisen, klicken Sie auf „Add Rule“ (Regel hinzufügen).

  6. Geben Sie mithilfe der LDAP-Abfragesyntax im Feld „LDAP Query“ (LDAP-Abfrage) die Nutzer in Ihrem LDAP-Verzeichnis an, denen die Lizenz zugewiesen werden soll.

  7. Wählen Sie „Assign licenses to Google domain users“ (Nutzern der Google-Domain Lizenzen zuweisen) aus.

  8. Klicken Sie auf die Lizenzliste und wählen Sie die Artikelnummer der Lizenz aus.

  9. Optional: Klicken Sie auf das Kästchen „Remove this license from Google domain users that don't match this rule“ (Diese Lizenz für Google-Domainnutzer entfernen, auf die diese Regel nicht zutrifft), um Lizenzen für Google-Nutzer zu entfernen, auf die diese Regel nicht zutrifft.

  10. Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    • „OK“: Die Regel wird hinzugefügt und Sie kehren zum Bildschirm mit den LDAP-Lizenzregeln zurück.
    • „Apply“ (Anwenden): Die Regel wird hinzugefügt und der Erstellvorgang für eine weitere LDAP-Lizenzregel begonnen.
    • „Cancel“ (Abbrechen): Der Vorgang wird abgebrochen.
    • „Test LDAP query“ (LDAP-Abfrage testen): Die Gültigkeit der LDAP-Lizenzabfrage wird getestet.

Nutzung von Drittanbieter-Befehlszeilentools (z. B. GAM)

Für eine schnelle, umfangreiche Kontenbereitstellung können Sie auf Lösungen von Drittanbietern zurückgreifen. Beim Google Apps Manager (GAM), einer kostenlos herunterladbaren Open-Source-Anwendung, wird beispielsweise die Admin SDK Directory API zum Erstellen und Verwalten von Google Workspace-Nutzern und ‑Gruppen verwendet.

GAM interagiert mit vielen Google APIs, mit denen Sie auch andere Kontofunktionen und -ressourcen verwalten können.

Wenn Sie sich für GAM entscheiden, gehen Sie so vor:

Lizenzen zuweisen

  1. Laden Sie GAM von der Website herunter. .
  2. Konfigurieren Sie das Tool..
  3. Wenn Sie während der Einrichtung gefragt werden, ob Sie GAM autorisieren möchten, Google Workspace-Nutzerdaten und ‑einstellungen zu verwalten, geben Sie N (nein) ein, um die domainweite Delegierung zu überspringen.
  4. Mit diesem Befehl können Sie überprüfen, ob GAM mit dem richtigen Google Workspace-Konto verknüpft ist: gam info domain

  5. Sie können nach Nutzername, Organisationseinheit oder Gruppe Lizenzen hinzufügen. Die Syntax für das Hinzufügen von Lizenzen lautet:

    gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*

    Wenn Sie beispielsweise allen Mitgliedern der Gruppe „Lehrende“ Lizenzen für die alte Version von Google Workspace for Education Plus zuweisen möchten, geben Sie Folgendes ein:

    gam group teachers add license 1010310002

Lizenzen synchronisieren

Außerdem haben Sie die Möglichkeit, Lizenzen nutzerbasiert hinzuzufügen oder zu entfernen, wenn die Nutzer in einer bestimmten Nutzerliste enthalten sind.

  • Bei der Nutzerliste kann es sich um eine Google-Gruppe, eine Organisationseinheit oder eine lokale Textdatei handeln.
  • Bei Nutzern, die nicht in der Nutzerliste enthalten sind und für die die Lizenz gilt, wird der entsprechende Lizenztyp aus ihrem Konto entfernt.
  • Nutzern, die in der Nutzerliste enthalten sind und keine Lizenz haben, wird im Konto eine Lizenz zugewiesen.
  • Sie können „group_ns“ nutzen, um Lizenzen von gesperrten Nutzern zu entfernen.

Die Syntax für das Synchronisieren von Lizenzen lautet:

gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou *ouname*<ouname>|all users sync license *sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>

Beispiel

Im folgenden Beispiel werden zwei Google-Gruppen mit den Namen „e4e“ und „e4es“ erstellt, die derzeit lizenzierten Nutzer den Gruppen hinzugefügt und schließlich die Lizenz mit der Gruppe synchronisiert. Da wir im letzten Schritt „group_ns“ (group no suspended, Gruppe nicht gesperrt) verwenden, wird die Lizenz für gesperrte Nutzer entfernt. Wenn Sie die letzten beiden Befehle regelmäßig ausführen, werden die Lizenzen mit den nicht gesperrten Gruppenmitgliedern abgeglichen.

gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003

Lizenzen löschen

Die Syntax für das Löschen von Lizenzen lautet:

gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license <sku></sku></ouname></groupname></username>

So entfernen Sie beispielsweise Lizenzen für die OE „Personal“:

gam ou staff delete license 1010310002

Lizenzverwaltungstool in Google Sheets verwenden

Mit dem auf Google Sheets basierenden Lizenzverwaltungstool können Administratoren Lizenzzuweisungen im Bulk-Verfahren verwalten und automatisieren. Das Tool wird von AppsEdu, einem Google for Education-Partner, kostenlos für Bildungseinrichtungen weltweit angeboten, die Google Workspace for Education verwenden.

Laden Sie das Tool hier herunter und lesen Sie das Anleitungs- und Best Practices Dokument. Beachten Sie außerdem Folgendes:

  • Das Lizenzverwaltungstool ist in erster Linie für kleine bis mittelgroße Bildungseinrichtungen (weniger als 20.000 aktive Nutzer) gedacht. Für größere Bildungseinrichtungen empfehlen wir GAM, GCDS oder die License Manager API.
  • Wenn Sie Hilfe bei der Verwendung des Lizenzverwaltungstools benötigen, senden Sie eine E‑Mail an help@gwfelicensetool.com.

Enterprise License Manager API verwenden

Sie können die Enterprise License Manager API verwenden, um Lizenzen zuzuweisen und zu entfernen.

Mehr zu den ersten Schritten erfahren Sie hier. Alternativ können Sie die folgenden Anleitungen verwenden: