به عنوان یک مدیر، میتوانید به کاربران سازمان خود در ایجاد درایو مشترک، دسترسی و مشکلات اشتراکگذاری کمک کنید.
ابتدا، از آنها بخواهید که بخش «عیبیابی مشکلات درایوهای مشترک» را مرور کنند، که در آن به بسیاری از مشکلات رایج پرداخته شده است. اگر این راهحلها کمکی نکردند، راهحلهای موجود در این مقاله را امتحان کنید.
مشکلات ایجاد یا مدیریت درایوهای مشترک
- کاربر نمیتواند درایوهای اشتراکی ایجاد کند
- مدیر نمیتواند تنظیمات اشتراکگذاری را تغییر دهد
- مدیر نمیتواند تنظیمات اشتراکگذاری را تغییر دهد
- یک درایو اشتراکی هیچ مدیری ندارد
- یک درایو اشتراکی هیچ عضوی ندارد
مشکل در دسترسی به فایلها و پوشههای موجود در درایوهای اشتراکی
- کاربر پس از انتقال فایل به درایوهای مشترک، نمیتواند به آن دسترسی پیدا کند.
- کاربر نمیتواند روی فایلی که در درایو مشترک قرار دارد نظر بدهد یا آن را ویرایش کند.
- کاربر نمیتواند به درایو مشترک دسترسی داشته باشد، حتی اگر عضو باشد
مشکلات انتقال پوشهها به داخل یا خارج از درایوهای مشترک
مشکلات ایجاد یا مدیریت درایوهای مشترک
کاربر نمیتواند درایوهای اشتراکی ایجاد کند
اگر کاربری نتواند درایوهای اشتراکی ایجاد کند، ممکن است مجوز او از درایوهای اشتراکی پشتیبانی نکند یا این گزینه برای واحد سازمانی او غیرفعال باشد و توسط یک گروه پیکربندی لغو نشود. برای بررسی وضعیت آنها:
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
دایرکتوری کاربران .نیاز به داشتن امتیاز مدیریت کاربر مناسب دارد. بدون امتیاز صحیح، تمام کنترلهای لازم برای تکمیل این مراحل را نخواهید دید.
- کاربر خود را در لیست پیدا کنید. اگر کاربران زیادی دارید، روی افزودن فیلتر کلیک کنید و راهی برای محدود کردن لیست، مانند آدرس ایمیل آنها، انتخاب کنید.
- روی نام کاربر کلیک کنید.
بخش مجوزها را پیدا کنید و تأیید کنید که مجوز آنها یکی از موارد زیر است:
نسخههای پشتیبانیشده برای این ویژگی: Business Standard و Business Plus؛ Enterprise Standard و Enterprise Plus؛ Education Fundamentals، Education Standard و Education Plus؛ Essentials، Enterprise Essentials و Enterprise Essentials Plus؛ سازمانهای غیرانتفاعی؛ G Suite Business. نسخه خود را مقایسه کنید
اگر مجوز آنها از درایوهای اشتراکی پشتیبانی نمیکند، میتوانید مجوز آنها را تغییر دهید . در غیر این صورت، به مرحله بعدی بروید.
واحد سازمانی ذکر شده در زیر نام آنها و هر گروه پیکربندی که به آن تعلق دارند را یادداشت کنید.
در سمت چپ، روی «برنامهها» کلیک کنید
فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .روی تنظیمات اشتراکگذاری کلیک کنید
ایجاد درایو مشترکدر بخش Drive and Docs ، روی واحد سازمانی کاربر کلیک کنید.
اگر کادر اول علامت زده شود، واحد سازمانی آنها مجاز به ایجاد درایوهای مشترک نیست.
اگر قرار است کاربر بتواند درایوهای مشترک ایجاد کند، در نظر بگیرید که چگونه به بهترین شکل به او اجازه دهید:
- اگر قرار است همه افراد در واحد سازمانی خود بتوانند درایوهای مشترک ایجاد کنند، تیک اولین کادر را بردارید و روی ذخیره یا لغو کلیک کنید.
- اگر همه افراد در واحد سازمانی خود نباید بتوانند درایوهای مشترک ایجاد کنند، یک گروه پیکربندی پیدا کنید یا ایجاد کنید که مجوز ایجاد درایوهای مشترک را داشته باشد و کاربر را به گروه اضافه کنید .
مدیر نمیتواند تنظیمات اشتراکگذاری را تغییر دهد
اگر کاربری که به درایو مشترک دسترسی مدیریتی دارد، نتواند تنظیمات اشتراکگذاری آن را تغییر دهد، ممکن است مجوز یا تنظیمات کنسول مدیریتی او را مسدود کرده باشد. برای بررسی وضعیت او:
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
دایرکتوری کاربران .نیاز به داشتن امتیاز مدیریت کاربر مناسب دارد. بدون امتیاز صحیح، تمام کنترلهای لازم برای تکمیل این مراحل را نخواهید دید.
- روی نام کاربر کلیک کنید.
بخش مجوزها را پیدا کنید و تأیید کنید که مجوز آنها یکی از موارد زیر است:
نسخههای پشتیبانیشده برای این ویژگی: Business Standard و Business Plus؛ Enterprise Standard و Enterprise Plus؛ Education Fundamentals، Education Standard و Education Plus؛ Essentials، Enterprise Essentials و Enterprise Essentials Plus؛ سازمانهای غیرانتفاعی؛ G Suite Business. نسخه خود را مقایسه کنید
اگر مجوز Business Starter داشته باشند، فقط میتوانند تنظیمات اشتراکگذاری را برای مجاز کردن همه، مجدداً تنظیم کنند.
اگر مجوز آنها از مدیریت تنظیمات درایوهای اشتراکی پشتیبانی نمیکند، میتوانید مجوز آنها را تغییر دهید . در غیر این صورت، به مرحله بعدی بروید.
واحد سازمانی ذکر شده در زیر نام آنها و هر گروه پیکربندی که به آن تعلق دارند را یادداشت کنید.
در سمت چپ، روی «برنامهها» کلیک کنید
فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .روی تنظیمات اشتراکگذاری کلیک کنید
ایجاد درایو مشترکگزینه «اجازه به اعضای دارای دسترسی مدیریتی برای لغو تنظیمات زیر» را پیدا کنید. اگر این کادر برای واحد سازمانی یا گروه پیکربندی کاربر علامت زده نشده باشد، آنها نمیتوانند تنظیمات اشتراکگذاری را تغییر دهند.
اگر مدیر باید بتواند تنظیمات پیشفرض درایوهای اشتراکی را لغو کند، بهترین روش برای دادن این مجوز به او را در نظر بگیرید:
- اگر هر مدیر در واحد سازمانی خود باید بتواند تنظیمات را بهروزرسانی کند، علامت کادر اول را بردارید و روی ذخیره یا لغو تنظیمات کلیک کنید.
- اگر همه افراد در واحد سازمانی خود نباید بتوانند تنظیمات را بهروزرسانی کنند، یک گروه پیکربندی پیدا کنید یا ایجاد کنید که مجوز بهروزرسانی تنظیمات اشتراکگذاری را داشته باشد و کاربر را به آن گروه اضافه کنید .
مدیر نمیتواند تنظیمات اشتراکگذاری را تغییر دهد
نسخه Google Workspace خود را بررسی کنید . اگر Business Starter دارید، فقط میتوانید تنظیمات اشتراکگذاری را به پیشفرض آنها یعنی اجازه به همه، بازنشانی کنید. برای مثال، اگر از نسخه دیگری به Business Starter ارتقا داده باشید، کنسول مدیریت شما ممکن است تنظیمات اشتراکگذاری پیشفرضی را که هنگام داشتن نسخه دیگر تنظیم کردهاید، منعکس کند. با این حال، درایوهای اشتراکگذاری جدید تحت تأثیر این تنظیم قرار نمیگیرند و همه اشتراکگذاریها مجاز هستند.
یک درایو اشتراکی هیچ مدیری ندارد
اگر یک درایو مشترک مدیر نداشته باشد، برخی از اقدامات درایو مشترک، مانند اضافه کردن و حذف اعضا، فقط در کنسول مدیریت امکانپذیر است. این وضعیت میتواند اثربخشی درایو مشترک را کاهش دهد. برای حل این مشکل، شخصی را مدیر کنید یا شخص جدیدی را به عنوان مدیر اضافه کنید:
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی مدیریت درایوهای مشترک کلیک کنید.
- به درایو مشترک اشاره کنید و روی مدیریت اعضا کلیک کنید.
- عضوی را که باید مدیر باشد، مشخص کنید، سطح دسترسی او را بهروزرسانی کنید و روی ذخیره کلیک کنید. اگر هیچ یک از اعضای فعلی نباید دسترسی مدیریتی داشته باشند، یک کاربر اضافه کنید و به او دسترسی مدیریتی بدهید. برای جزئیات بیشتر، به مدیریت درایوهای مشترک به عنوان مدیر مراجعه کنید.
یک درایو اشتراکی هیچ عضوی ندارد
اگر یک درایو مشترک هیچ عضوی نداشته باشد، دسترسی به فایلها و پوشههای موجود در درایو مشترک محدود به کاربرانی است که موارد مستقیماً با آنها به اشتراک گذاشته شده است. این وضعیت توانایی کاربران برای همکاری در فایلهای موجود در درایو مشترک را به حداقل میرساند. برای رفع این مشکل، حداقل یک عضو اضافه کنید:
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی مدیریت درایوهای مشترک کلیک کنید.
- به درایو مشترک اشاره کنید و روی مدیریت اعضا کلیک کنید.
- حداقل یک عضو، چه کاربر و چه گروه، اضافه کنید. اگر به یک کاربر دسترسی مدیریت بدهید، او میتواند کاربران و گروههای دیگر را به عنوان عضو اضافه کند. در غیر این صورت، باید کاربران و گروههایی را که باید به همه فایلها دسترسی داشته باشند، اضافه کنید. برای جزئیات بیشتر، به مدیریت درایوهای مشترک به عنوان مدیر مراجعه کنید.
- گزینه «اجازه به اعضای دارای دسترسی مدیریتی برای لغو تنظیمات زیر» را پیدا کنید. اگر این کادر برای واحد سازمانی کاربر علامت زده نشده باشد، آنها نمیتوانند تنظیمات اشتراکگذاری را تغییر دهند.
مشکل در دسترسی به فایلها و پوشههای موجود در درایوهای اشتراکی
کاربر پس از انتقال فایل به درایوهای مشترک، نمیتواند به آن دسترسی پیدا کند.
برای دسترسی به یک فایل در یک درایو مشترک، کاربر باید عضو درایو مشترک باشد، فایل مستقیماً با او به اشتراک گذاشته شده باشد، یا پوشهای که فایل در آن قرار دارد مستقیماً با او به اشتراک گذاشته شده باشد.
- اگر کاربر باید به آن فایل و تمام فایلها و پوشههای دیگر در درایو مشترک دسترسی داشته باشد، کاربر را عضو درایو مشترک کنید.
- اگر کاربر فقط به یک فایل یا پوشه نیاز دارد، از مدیر درایو مشترک بخواهید که فایل را با کاربر به اشتراک بگذارد.
کاربر نمیتواند روی فایلی که در درایو مشترک قرار دارد نظر بدهد یا آن را ویرایش کند.
- از آنها بخواهید تأیید کنند که حداقل امتیاز نظردهی در درایو مشترک را دارند.
- تأیید کنید که مجوز آنها از درایوهای اشتراکی پشتیبانی میکند (برای نسخههای پشتیبانیشده، به بخش «تنظیم درایوهای اشتراکی برای سازمان شما » مراجعه کنید). در غیر این صورت، کاربر فقط میتواند فایلها را مشاهده کند، مگر اینکه فایل مستقیماً با او به اشتراک گذاشته شده باشد. برای یافتن مجوزی که دارد:
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
دایرکتوری کاربران .نیاز به داشتن امتیاز مدیریت کاربر مناسب دارد. بدون امتیاز صحیح، تمام کنترلهای لازم برای تکمیل این مراحل را نخواهید دید.
- کاربر خود را در لیست پیدا کنید. اگر کاربران زیادی دارید، روی افزودن فیلتر کلیک کنید و راهی برای محدود کردن لیست، مانند آدرس ایمیل آنها، انتخاب کنید.
- Click the user's name.
- روی مجوزها کلیک کنید.
برای جزئیات بیشتر در مورد دسترسی به درایو مشترک، به بخش دسترسی برای کاربرانی که مجوزهایی دارند که از درایوهای مشترک پشتیبانی نمیکنند، مراجعه کنید.
کاربر نمیتواند به درایو مشترک دسترسی داشته باشد، حتی اگر عضو باشد
به عنوان یک مدیر، شما روشهای مختلفی برای جلوگیری از دسترسی به فایلها بر اساس محتوای آنها یا شخصی که سعی در دسترسی به آنها دارد، دارید. این سیاستها، تنظیمات اشتراکگذاری تعیینشده برای یک درایو مشترک یا یک فایل یا پوشه در یک درایو مشترک را لغو میکنند. به عنوان مثال، اگر تنظیمات درایو مشترک اجازه اشتراکگذاری با کاربران خارجی را بدهد، اما سایر سیاستها این اجازه را ندهند، کاربران خارجی نمیتوانند به فایلها دسترسی پیدا کنند، حتی اگر عضو باشند.
برخی از سیاستهایی که میتوانند از دسترسی به یک درایو مشترک یا فایل موجود در یک درایو مشترک جلوگیری کنند عبارتند از:
- تنظیمات اشتراکگذاری درایو شما ممکن است مانع از دسترسی به درایو مشترک شود. اگر کاربر باید دسترسی داشته باشد، میتوانید درایو مشترک را به یک واحد سازمانی اختصاص دهید که اشتراکگذاری با او در آن مجاز باشد.
- اگر قوانین اعتماد را تنظیم کنید، میتوانند از دسترسی به درایو مشترک جلوگیری کنند.
- اگر قوانین DLP را تنظیم کنید، میتوانند از دسترسی به یک فایل خاص جلوگیری کنند.
مشکلات انتقال پوشهها به داخل یا خارج از درایوهای مشترک
کاربر نمیتواند پوشهای را به درایو مشترک منتقل کند
ممکن است کاربر به دلایل زیر نتواند پوشهای را به درایو مشترک منتقل کند:
- این پوشه حاوی فایلهای زیادی است که نمیتوان آنها را منتقل کرد. در این صورت، میتوانید با دسترسی ادمین، پوشه مربوط به آنها را جابجا کنید.
- این پوشه حاوی فایلهای زیادی است. از آنها بخواهید که محتوا را در زیرپوشهها سازماندهی کنند و آنها را به جای آن منتقل کنند.
- این جابجایی از محدودیتهای درایو مشترک فراتر میرود. ایجاد یک درایو مشترک دیگر را در نظر بگیرید.
برای جزئیات بیشتر، به انتقال فایلها و پوشهها به درایوهای مشترک مراجعه کنید.