หน้าแดชบอร์ดกิจกรรมไม่ได้มีวัตถุประสงค์เพื่อการตรวจสอบหรือใช้งานด้านกฎหมาย หากต้องการตรวจสอบกิจกรรมของผู้ใช้ ให้ใช้บันทึกการตรวจสอบของไดรฟ์
ในฐานะผู้ดูแลระบบ คุณสามารถควบคุมได้ว่าจะให้ผู้ใช้เห็นกิจกรรมไฟล์ของคนอื่นๆ บนแดชบอร์ดกิจกรรมหรือไม่ กิจกรรมไฟล์จะประกอบด้วยชื่อผู้ใช้ที่ ดูไฟล์ Google เอกสาร, ชีต และสไลด์ และเวลาที่เข้าดู
ผู้แก้ไขไฟล์ใช้ข้อมูลนี้เพื่อช่วยตัดสินใจเรื่องต่างๆ ในการติดตามผลกับผู้ทำงานร่วมกันได้ ในการดูแดชบอร์ดกิจกรรมของไฟล์ ผู้ใช้ต้องมี สิทธิ์แก้ไขไฟล์และต้องอยู่ในโดเมนเดียวกับเจ้าของไฟล์ โดยผู้ใช้จะดูหน้าแดชบอร์ดกิจกรรมของไฟล์ที่อยู่นอกโดเมนไม่ได้
สิ่งที่ผู้ใช้กำหนดได้
ผู้ใช้กำหนดได้ว่าจะแสดงข้อมูลการดูไฟล์ของตนเองใน แดชบอร์ดกิจกรรมหรือไม่
เช่น ถ้าผู้ดูแลระบบเปิดประวัติการดูของผู้ใช้ไว้ ผู้ใช้คนดังกล่าวยังคงเลือกการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวให้ซ่อนการดูไฟล์ของตนเองจากแดชบอร์ดได้ แต่ถ้าปิดประวัติการดูของผู้ใช้ในแดชบอร์ดกิจกรรมไว้ ผู้ใช้จะเปิดเองไม่ได้ การตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของแดชบอร์ดกิจกรรมจะควบคุมเฉพาะระดับการเข้าถึงกิจกรรมการดูภายในหน้าแดชบอร์ดกิจกรรมเท่านั้น
ตรวจสอบการตั้งค่าการดูไฟล์ขององค์กร
-
ในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ให้ไปที่เมนู
แอป Google Workspace ไดรฟ์และเอกสาร - หากต้องการใช้การตั้งค่ากับทุกคน ให้เลือกหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หรือเลือกหน่วยขององค์กรย่อยหรือกลุ่มการกำหนดค่า
รุ่นที่รองรับสำหรับขั้นตอนที่ไม่บังคับนี้ ได้แก่ Business Standard และ Business Plus; Enterprise Standard และ Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard และ Education Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials และ Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business เปรียบเทียบรุ่นของคุณ
- คลิกการตั้งค่าหน้าแดชบอร์ดกิจกรรม
- เลือกตัวเลือกข้างประวัติการดูของผู้ใช้ ผู้ใช้ยังคงเลือก
ซ่อนการดูไฟล์ของตนเองได้ ไม่ว่าคุณจะเลือกตัวเลือกใดก็ตาม
หมายเหตุ: การดำเนินการนี้จะไม่ส่งผลต่อบันทึกการดูที่อยู่นอกแดชบอร์ดกิจกรรม- เปิด (แนะนำ): แดชบอร์ดกิจกรรมจะแสดงข้อมูลการดูไฟล์ ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์แก้ไขไฟล์ซึ่งเป็นของผู้ใช้โดเมนเดียวกันจะดูข้อมูลนี้ได้ ข้อมูลการดูของผู้ใช้ อาจปรากฏในแดชบอร์ดกิจกรรมของไฟล์ที่องค์กรอื่น เป็นเจ้าของด้วย
- เปิด - เฉพาะภายใน <โดเมนของคุณ>: ข้อมูลการดูของผู้ใช้แต่ละคนจะ แสดงในแดชบอร์ดกิจกรรมเฉพาะเมื่อโดเมนเป็นเจ้าของไฟล์นั้น และจะแสดงต่อผู้ใช้ภายในโดเมนเท่านั้น คนจากโดเมนอื่นจะไม่เห็นกิจกรรมที่ผู้ใช้ในองค์กรของคุณทำไว้กับไฟล์ แม้จะอยู่ในโดเมนที่เป็นเจ้าของไฟล์
- ปิด: การดูไฟล์ขององค์กรจะไม่ปรากฏในแดชบอร์ดกิจกรรมของไฟล์ใดๆ ผู้ใช้ในองค์กรอาจดูได้ว่าผู้ใช้ภายนอกดูไฟล์ของตนหรือไม่ แต่ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าหน้าแดชบอร์ดกิจกรรมของผู้ใช้ภายนอกนั้น
- ใน Google Workspace บางรุ่น คุณอาจเห็นการตั้งค่าเพิ่มเติมเพื่อ
ควบคุมว่าจะให้ผู้ใช้เห็นข้อมูลหน้าแดชบอร์ดกิจกรรมของไฟล์ที่ตน
แก้ไขได้หรือไม่ เลือกตัวเลือกใดตัวหนึ่งต่อไปนี้ที่อยู่ถัดจากการเข้าถึงประวัติการดู
- เปิด: ให้ผู้ใช้ในโดเมนเห็นผู้ดูและเทรนด์ของผู้ดูใน แดชบอร์ดกิจกรรม แนะนำให้เปิดหากเปิดประวัติการดูของผู้ใช้ไว้ด้วย
- ปิด: ป้องกันไม่ให้ผู้ใช้ในโดเมนเห็นผู้ดูและ เทรนด์ของผู้ดูในแดชบอร์ดกิจกรรม แนะนำให้ปิดหากปิดประวัติการดูของผู้ใช้ไว้ด้วย