ऐक्टिविटी डैशबोर्ड का इस्तेमाल, ऑडिट या कानूनी कार्रवाई के लिए नहीं किया जा सकता. उपयोगकर्ता की गतिविधि का ऑडिट करने के लिए, Drive के ऑडिट लॉग का इस्तेमाल करें.
एडमिन के तौर पर, आपके पास यह कंट्रोल करने का अधिकार होता है कि क्या उपयोगकर्ता, गतिविधि डैशबोर्ड पर एक-दूसरे की फ़ाइल की गतिविधि देख सकते हैं. फ़ाइल की गतिविधि में, उन उपयोगकर्ताओं के नाम शामिल होते हैं जिन्होंने Google दस्तावेज़, Sheets, और Slides की फ़ाइलें देखी हैं. साथ ही, इसमें यह जानकारी भी शामिल होती है कि उन्होंने फ़ाइलें कब देखीं.
इस डेटा का इस्तेमाल करके, फ़ाइल एडिटर यह तय कर सकते हैं कि उन्हें सहयोगियों के साथ फ़ॉलो अप करना है या नहीं. किसी फ़ाइल के लिए गतिविधि डैशबोर्ड देखने के लिए, उपयोगकर्ताओं के पास फ़ाइल में बदलाव करने का ऐक्सेस होना चाहिए. साथ ही, उनका डोमेन फ़ाइल के मालिक के डोमेन से मेल खाना चाहिए. उपयोगकर्ता, अपने डोमेन से बाहर की फ़ाइलों के लिए ऐक्टिविटी डैशबोर्ड नहीं देख सकते.
उपयोगकर्ता क्या-क्या कंट्रोल कर सकते हैं
उपयोगकर्ता यह कंट्रोल कर सकते हैं कि उनकी फ़ाइल देखने की जानकारी, गतिविधि डैशबोर्ड में दिखे या नहीं.
उदाहरण के लिए, अगर कोई एडमिन किसी उपयोगकर्ता के लिए, फ़ाइलें देखे जाने का इतिहास सेव करने की सुविधा चालू करता है, तो भी उपयोगकर्ता के पास यह विकल्प होता है कि वह निजता सेटिंग चुनकर, डैशबोर्ड में अपनी फ़ाइलें देखे जाने का इतिहास छिपा सके. अगर गतिविधि डैशबोर्ड में, उपयोगकर्ताओं के लिए वीडियो देखने का इतिहास बंद कर दिया जाता है, तो वे इसे खुद चालू नहीं कर सकते. ऐक्टिविटी डैशबोर्ड की निजता सेटिंग से सिर्फ़ यह कंट्रोल किया जाता है कि ऐक्टिविटी डैशबोर्ड में, देखे जाने की गतिविधि दिखे या नहीं.
अपने संगठन की फ़ाइल देखने की सेटिंग की जांच करना
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Google Admin console में, मेन्यू
ऐप्लिकेशन Google Workspace Drive और Docs पर जाएं.इसके लिए, आपके पास सेवा की सेटिंग से जुड़ा एडमिन का अधिकार होना चाहिए.
- सभी पर सेटिंग लागू करने के लिए, संगठन की पैरंट इकाई को चुनकर रखें. इसके अलावा, आपके पास संगठन की किसी उप-इकाई या कॉन्फ़िगरेशन ग्रुप को भी चुनने का विकल्प है.
इस वैकल्पिक चरण के साथ काम करने वाले वर्शन: Business Standard और Business Plus; Enterprise Standard और Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, और Education Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials, और Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. अपने वर्शन की तुलना करें
- गतिविधि डैशबोर्ड की सेटिंग पर क्लिक करें.
- उपयोगकर्ताओं ने क्या-क्या देखा के बगल में, कोई विकल्प चुनें. हालांकि, उपयोगकर्ता अब भी फ़ाइल व्यू छिपाने का विकल्प चुन सकते हैं. भले ही, आपने कोई भी विकल्प चुना हो.
ध्यान दें: इससे, ऐक्टिविटी डैशबोर्ड से बाहर के लॉग देखने पर कोई असर नहीं पड़ता है.- चालू (सुझाया गया): ऐक्टिविटी डैशबोर्ड में, फ़ाइल देखने की जानकारी दिखती है. जिन उपयोगकर्ताओं के पास एक ही डोमेन के उपयोगकर्ताओं की फ़ाइलों में बदलाव करने का ऐक्सेस है वे यह जानकारी देख सकते हैं. आपके उपयोगकर्ताओं के देखने की जानकारी, उन फ़ाइलों के गतिविधि डैशबोर्ड में दिख सकती है जिनका मालिकाना हक अन्य संगठनों के पास है.
- चालू है - सिर्फ़ <आपका डोमेन> के लिए: अलग-अलग उपयोगकर्ता ने कितनी बार देखा, इसकी संख्या सिर्फ़ आपके डोमेन के उपयोगकर्ताओं के लिए, गतिविधि डैशबोर्ड में दिखेगी. यह जानकारी, आपके डोमेन के मालिकाना हक वाली फ़ाइलों के लिए दिखेगी. अन्य डोमेन के लोगों को, आपके संगठन के उपयोगकर्ता की उस डोमेन के मालिकाना हक वाली फ़ाइलों पर की गई गतिविधि नहीं दिखेगी.
- बंद है: आपके संगठन की फ़ाइलों को देखे जाने की जानकारी, किसी भी फ़ाइल के ऐक्टिविटी डैशबोर्ड में नहीं दिखेगी. आपके उपयोगकर्ताओं को यह दिख सकता है कि बाहरी उपयोगकर्ताओं ने उनकी फ़ाइलें देखी हैं या नहीं. यह इस बात पर निर्भर करता है कि बाहरी उपयोगकर्ताओं के लिए, ऐक्टिविटी डैशबोर्ड की सेटिंग क्या हैं.
- Google Workspace के कुछ वर्शन के लिए, आपको अतिरिक्त सेटिंग दिख सकती हैं. इनकी मदद से, यह कंट्रोल किया जा सकता है कि आपके उपयोगकर्ता उन फ़ाइलों के लिए ऐक्टिविटी डैशबोर्ड का डेटा देख सकते हैं या नहीं जिनके वे संपादक हैं. इतिहास देखने का ऐक्सेस के बगल में, इनमें से कोई एक विकल्प चुनें:
- चालू होने पर: आपके डोमेन के उपयोगकर्ता, गतिविधि डैशबोर्ड में दर्शकों की संख्या और दर्शकों के रुझान देख सकते हैं. अगर उपयोगकर्ताओं ने क्या-क्या देखा सेटिंग भी चालू है, तो इस सेटिंग को चालू करने का सुझाव दिया जाता है.
- बंद है: इससे आपके डोमेन के उपयोगकर्ताओं को गतिविधि डैशबोर्ड में, दर्शकों की संख्या और दर्शकों के रुझान नहीं दिखते. अगर उपयोगकर्ताओं के वीडियो देखने का इतिहास भी बंद है, तो इस सेटिंग का सुझाव दिया जाता है.