داشبورد فعالیت برای حسابرسی یا اهداف قانونی در نظر گرفته نشده است. برای حسابرسی فعالیت کاربر، از گزارش حسابرسی درایو استفاده کنید.
به عنوان مدیر، میتوانید کنترل کنید که آیا کاربران فعالیت فایل یکدیگر را در داشبورد فعالیت مشاهده کنند یا خیر. فعالیت فایل شامل نام کاربرانی است که فایلهای Google Docs، Sheets و Slides را مشاهده کردهاند و زمان مشاهده آنها.
با استفاده از این دادهها، ویرایشگران فایل میتوانند در مورد پیگیری همکاران تصمیمات آگاهانهای بگیرند. برای مشاهده داشبورد فعالیت یک فایل، کاربران باید دسترسی ویرایش به فایل را داشته باشند و باید در همان دامنه مالک فایل باشند. کاربران نمیتوانند داشبورد فعالیت فایلهای خارج از دامنه خود را مشاهده کنند.
آنچه کاربران میتوانند کنترل کنند
کاربران میتوانند کنترل کنند که آیا اطلاعات مشاهده فایل آنها در داشبورد فعالیت نمایش داده شود یا خیر.
برای مثال، اگر مدیری سابقه بازدید یک کاربر را فعال کند، آن کاربر همچنان میتواند تنظیمات حریم خصوصی را برای پنهان کردن بازدید فایلهای خود از داشبورد انتخاب کند. اگر سابقه بازدید کاربران را در داشبورد فعالیت غیرفعال کنید، کاربران نمیتوانند آن را برای خودشان فعال کنند. تنظیمات حریم خصوصی داشبورد فعالیت فقط میزان مشاهده فعالیت بازدید را در خود داشبورد فعالیت کنترل میکند.
تنظیمات مشاهده فایل سازمان خود را بررسی کنید
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل رانندگی و اسناد .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- برای اعمال این تنظیم به همه، واحد سازمانی بالا را انتخاب شده باقی بگذارید. در غیر این صورت، یک واحد سازمانی فرزند یا یک گروه پیکربندی را انتخاب کنید.
نسخههای پشتیبانیشده برای این مرحله اختیاری: Business Standard و Business Plus؛ Enterprise Standard و Enterprise Plus؛ Education Fundamentals، Education Standard و Education Plus؛ Essentials Starter، Essentials، Enterprise Essentials و Enterprise Essentials Plus؛ سازمانهای غیرانتفاعی؛ G Suite Business. نسخه خود را مقایسه کنید
- روی تنظیمات داشبورد فعالیت کلیک کنید.
- در کنار تاریخچهی مشاهدهی کاربران ، یک گزینه را انتخاب کنید. کاربران همچنان میتوانند نمایش فایلهای خود را پنهان کنند، صرف نظر از گزینهای که شما انتخاب میکنید.
توجه: این موضوع، گزارشهای مشاهده خارج از داشبورد فعالیت را تحت تأثیر قرار نمیدهد.- روشن (توصیه میشود) : داشبورد فعالیت، اطلاعات مشاهده فایل را نشان میدهد. کاربرانی که دسترسی ویرایش فایلهایی را دارند که متعلق به همان دامنه هستند، میتوانند این اطلاعات را مشاهده کنند. اطلاعات مشاهده کاربران شما ممکن است در داشبوردهای فعالیت فایلهای متعلق به سازمانهای دیگر قابل مشاهده باشد.
- روشن - فقط در <your domain> : بازدیدهای هر کاربر فقط برای کاربران درون دامنه شما و روی فایلهای متعلق به دامنهتان در داشبورد فعالیت نمایش داده میشود. افراد در دامنههای دیگر، فعالیت کاربر سازمان شما روی فایلهای متعلق به آن دامنه را نخواهند دید.
- خاموش : نمایش فایلهای سازمان شما در داشبوردهای فعالیت هیچ فایلی قابل مشاهده نخواهد بود. کاربران شما ممکن است بتوانند ببینند که آیا کاربران خارجی فایلهای آنها را مشاهده کردهاند یا خیر، که این بستگی به تنظیمات داشبورد فعالیت آن کاربران خارجی دارد.
- برای برخی از نسخههای Google Workspace، ممکن است تنظیمات اضافی برای کنترل اینکه آیا کاربران شما میتوانند دادههای داشبورد فعالیت را برای فایلهایی که در آنها ویرایشگر هستند، ببینند یا خیر، مشاهده کنید. در کنار «دسترسی برای مشاهده سابقه» ، یکی از موارد زیر را انتخاب کنید:
- روشن: به کاربران دامنه شما اجازه میدهد تا بازدیدکنندگان و روند بازدیدکنندگان را در داشبورد فعالیت مشاهده کنند. اگر سابقه بازدید کاربران نیز روشن باشد، توصیه میشود.
- خاموش: از مشاهدهی بازدیدکنندگان و روند بازدیدکنندگان در داشبورد فعالیت توسط کاربران دامنهی شما جلوگیری میکند. اگر سابقهی بازدید کاربران نیز خاموش باشد، توصیه میشود.